Tham luận của Viet Brite tại Diễn đàn DN Việt Kiều Châu Âu lần thứ 12 tại Budapest, Hungary

Chúng tôi xin giới thiệu toàn văn bài tham luận và slide thuyết trình của Viet Brite tại đây:

Tham luận về chủ đề: Ứng dụng công nghệ ở Viet Brite – doanh nghiệp dịch vụ logistics chuyên tuyến giữa Việt Nam và Châu Âu

Viet Brite cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa hai chiều giữa Việt Nam và Châu Âu bằng đường bay và đường biển nên việc ứng dụng công nghệ là nhu cầu tất yếu để đảm bảo chất lượng dịch vụ, hiệu quả hoạt động cũng như phát triển bền vững. 

Tham luận này sẽ tập trung chia sẻ một số kinh nghiệm trong ứng dụng công nghệ ở Viet Brite

Vai trò của người lãnh đạo

Để triển khai ứng dụng công nghệ ở một doanh nghiệp, người lãnh đạo đóng vai trò hết sức quan trọng. Khi lãnh đạo hiểu được sự cần thiết và lợi ích của công nghệ, doanh nghiệp sẽ vận động theo hướng ứng dụng công nghệ. Ngược lại, khi lãnh đạo không thấy sự bức thiết phải ứng dụng công nghệ thì doanh nghiệp có thể sẽ có ít động lực phải triển khai các giải pháp công nghệ hơn.

Ngoài ra, lĩnh vực logistics đang liên tục phát triển theo hướng ứng dụng công nghệ nên ban lãnh đạo Viet Brite xác định cần có “chiến lược công nghệ” để liên tục cải tiến, phát triển cũng như theo kịp các tiến bộ mới của thời đại kinh tế kỹ thuật số (digital economy) ngày nay. Chiến lược công nghệ sẽ giúp Viet Brite luôn hiểu được tầm quan trọng của việc triển khai các tiến bộ mới trong ngành CNTT để liên tục cải tiến.

Tầm quan trọng của đội ngũ nhân sự

Một doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thành công cần có đội ngũ nhân sự không những triển khai được mà còn sử dụng công nghệ một cách hiệu quả, tối ưu chi phí. Viet Brite xác định cần đảm bảo được bốn yếu tố liên quan đến nhân sự trong ứng dụng công nghệ:

Thiết kế và lựa chọn các phần mềm hoặc đối tác xây dựng phần mềm có hiệu quả cho công việc
Liên tục đào tạo cho người sử dụng để đảm bảo tận dụng tất cả các tính năng, điểm ưu việt và sử dụng thành thạo
Thường xuyên đánh giá hiệu quả, nghiên cứu cải tiến phần mềm để đáp ứng nhu cầu mới và nâng cao năng suất sử dụng phần mềm
Tận dụng các nguồn mã nguồn mở để tối ưu chi phí do các phần mềm phải trả tiền thường có chi phí rất cao đối với một doanh nghiệp vẫn còn ở quy mô vừa và nhỏ như Viet Brite hiện nay.

Một số ứng dụng công nghệ đang được áp dụng ở Viet Brite

Viet Brite đang ứng dụng khá nhiều công cụ và phần mềm ở nhiều mảng hoạt động của doanh nghiệp, tôi xin điểm qua một số đáng chú ý như sau:

Giao tiếp nội bộ qua Trello: Viet Brite có nhân sự làm việc ở cả Việt Nam và châu Âu, có sự chênh lệch múi giờ và văn hóa. Do đó, việc giao tiếp nội bộ một cách rõ ràng, hiệu quả, kịp thời là hết sức quan trọng. Công ty đang sử dụng phần mềm quản lý công việc là Trello để nhân viên cũng như các cấp quản lý có thể giao tiếp nội bộ, theo dõi việc cần làm, việc cần đồng nghiệp hỗ trợ, tiến độ thực hiện… 

Việc triển khai dùng Trello từ năm 2020 đã giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và phối hợp giữa các team rất nhiều. Trước đây, Viet Brite sử dụng các công cụ như Excel, Google Sheet, nhóm chat để theo dõi công việc nhưng rốt cuộc vẫn mất rất nhiều thời gian do các công cụ này không được thiết kế cho mục đích này. Phần mềm Trello được thiết kế dành riêng cho quản lý công việc và giao tiếp nội bộ nên có nhiều tính năng như đính kèm file, link với Google Drive, nhắc deadline…  Trello cũng có ứng dụng trên điện thoại nên có thể truy cập vào mọi lúc mọi nơi dù chỉ với một chiếc smart phone. 

Quản lý dữ liệu khách hàng và các lô hàng vận chuyển qua Brite Admin: Do đặc thù là doanh nghiệp B2B, B2C và B2G, Viet Brite có nhiều nhóm khách hàng khác nhau đòi hỏi sự phân loại để có chinh sách chăm sóc, bảng giá, điều khoản khác nhau. Mỗi lô hàng xuất nhập khẩu từ Việt Nam sang châu Âu hoặc từ châu Âu về Việt Nam có đặc thù rất khác nhau. Quá trình khảo sát trên thị trường cho thấy không có phần mềm nào có thể đáp ứng được nhu cầu, do đó Viet Brite đầu tư tự xây dựng một hệ thống riêng. 

Chúng tôi đặt tên ứng dụng này là Brite Admin vì hệ thống này có nhiều chức năng tích hợp vào nhau. Chẳng hạn, Brite Admin không chỉ cho phép quản lý profile khách hàng, gắn đơn hàng, lô hàng vào khách hàng đó để theo dõi lịch sử giao dịch mà còn cho phép quản lý công nợ, quản lý tiến độ giao hàng, phân quyền nhân viên. Ứng dụng cũng liên tục được cải tiến và đã trải qua ba phiên bản sau 18 tháng. Trung bình cứ 6 tháng ứng dụng Brite Admin được cải tiến một lần để đáp ứng nhu cầu mới, bổ sung tính năng. Triển khai Brite Admin đòi hỏi một ngân sách đầu tư lớn nhưng đã giúp Viet Brite hoạt động hiệu quả hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn, hoạt động quan hệ khách hàng được triển khai chuyên nghiệp nhờ có đầy đủ thông tin khách hàng, các lưu ý và bức tranh tổng thể về khách hàng.

Lời kết

Lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics có sự tham gia của nhiều nhân sự ở cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, nhiều giấy tờ, thông tin cũng như đòi hỏi đáp ứng tiến độ thời gian. Nếu không ứng dụng công nghệ, việc giao tiếp truyền đạt thông tin cũng như theo dõi công việc sẽ gặp nhiều khó khăn. Nhờ động lực từ một ban lãnh đạo hiểu được tầm quan trọng của công nghệ và đội ngũ nhân sự có năng lực triển khai, ứng dụng công nghệ, Viet Brite đã triển khai thành công và thường xuyên cải tiến các giải pháp công nghệ trong giao tiếp nội bộ, giao tiếp với khách hàng và quản lý dữ liệu là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động, qua đó tiết kiệm chi phí và cung cấp được giải pháp logistics tối ưu về thời gian, chi phí cho khách hàng. Hi vọng rằng, tham luận chia sẻ kinh nghiệm của Viet Brite sẽ có một số nội dung hữu ích cho khách mời tham dự Diễn đàn Doanh Nghiệp Việt Kiều Châu Âu lần thứ 12.

Nguồn: vietbrite.com - Ảnh bìa: Đại diện Viet Brite thuyết trình tại Diễn đàn Doanh nghiệp Việt Kiều Châu Âu lần thứ 12